Checklist GDPR

Cosa migliorare

• So quali dati personali raccolgo (nome, email, telefono, codice fiscale, IBAN, ecc.). Prepari un semplice elenco dei dati che raccoglie e del motivo per cui li raccoglie.
• So dove sono conservati questi dati (computer, email, cloud, carta). Mappi dove si trovano i dati: computer, email, programmi, cloud e carta.
• Ho stabilito per quanto tempo conservo ogni tipo di dati. Stabilisca i tempi di conservazione (es.: fatture 10 anni, contatti commerciali 2 anni).
• Informo i clienti su come utilizzo i loro dati. Inserisca una nota sulla privacy nei moduli, nei contratti e nei preventivi.
• Ho un'informativa sulla privacy aggiornata (sul sito, nel contratto o in un documento). Pubblichi sul sito un'informativa sulla privacy chiara. Può usare il nostro generatore di termini e informativa sulla privacy.
• Chiedo il consenso esplicito quando è necessario (es.: newsletter). Usi caselle di consenso non preselezionate per newsletter e marketing.
• Il mio sito ha un banner dei cookie che attiva statistiche e marketing solo con il consenso. Installi un banner dei cookie con l'opzione di rifiuto, che blocchi Google Analytics e strumenti simili finché non c'è il consenso.
• So quali fornitori trattano dati per mio conto (commercialista, software, hosting, cloud). Elenchi i fornitori che hanno accesso ai dati personali della Sua azienda.
• Ho contratti o clausole di protezione dei dati con questi fornitori. Chieda ai fornitori l'accordo sul trattamento dei dati (DPA) o inserisca clausole GDPR nei contratti.
• Computer e smartphone hanno una password robusta e il blocco dello schermo. Attivi password robuste e il blocco automatico su tutti i dispositivi. Può usare il nostro generatore di password.
• Uso l'autenticazione a due fattori per l'email e per gli account importanti. Attivi l'autenticazione a due fattori, almeno per l'email, la banca e i social network.
• Eseguo backup regolari e ho già provato il ripristino. Automatizzi i backup e provi il ripristino almeno una volta all'anno.
• Ho un antivirus e mantengo il software aggiornato. Attivi gli aggiornamenti automatici e mantenga attivo un antivirus.
• Il mio sito e la mia email usano connessioni crittografate (HTTPS e TLS). Verifichi che il sito abbia un certificato SSL e che l'email usi connessioni crittografate.
• So rispondere alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati. Stabilisca chi risponde e in che termini (al massimo 1 mese).
• Riesco a fornire i dati di una persona in un formato semplice (es.: PDF o Excel). Sappia come esportare i dati di un cliente dai programmi che usa.
• Registro le richieste che ricevo e le risposte che do. Tenga un semplice registro delle richieste e delle risposte.
• Ho un registro delle attività di trattamento (anche un semplice file Excel). Crei un registro delle attività di trattamento: quali dati, per quale scopo, con quale base giuridica e per quanto tempo.
• So cosa fare in caso di violazione dei dati (es.: email violata, computer rubato). Prepari un piano di risposta agli incidenti. Le violazioni gravi vanno notificate all'autorità di controllo entro 72 ore (in Italia il Garante per la protezione dei dati personali; in Portogallo la CNPD).
• Ho individuato i rischi principali (perdita di dati, accessi non autorizzati, ecc.). Faccia una semplice analisi dei rischi e delle misure per ridurli.
• Rivedo queste procedure con regolarità (almeno una volta all'anno). Pianifichi una revisione annuale di queste procedure.

Eccellente! Rispetta tutti i punti di questa checklist.