Checklist RGPD

Points à améliorer

• Je sais quelles données personnelles je collecte (nom, e-mail, téléphone, n° SIRET ou de TVA, IBAN, etc.). Dressez une liste simple des données que vous collectez et de leur finalité.
• Je sais où ces données sont stockées (ordinateur, messagerie, cloud, papier). Recensez où se trouvent les données : ordinateurs, messagerie, logiciels, cloud et papier.
• J’ai défini pendant combien de temps je conserve chaque type de données. Définissez des durées de conservation (ex. : factures, 10 ans ; contacts commerciaux, 3 ans).
• J’informe mes clients de la manière dont j’utilise leurs données. Ajoutez une mention d’information sur la confidentialité dans vos formulaires, contrats et devis.
• J’ai une politique de confidentialité à jour (sur le site, dans un contrat ou un document). Publiez une politique de confidentialité claire sur votre site. Vous pouvez utiliser notre générateur de CGU et de politique de confidentialité.
• Je demande un consentement explicite lorsque c’est nécessaire (ex. : newsletters). Utilisez des cases de consentement non précochées pour les newsletters et le marketing.
• Mon site dispose d’un bandeau cookies qui n’active la mesure d’audience et le marketing qu’avec l’accord du visiteur. Installez un bandeau cookies avec une option de refus, qui bloque Google Analytics et les outils similaires tant que le consentement n’est pas donné.
• Je sais quels prestataires traitent des données pour mon compte (expert-comptable, logiciels, hébergement, cloud). Listez les prestataires qui ont accès aux données personnelles de votre entreprise.
• J’ai des contrats ou des clauses de protection des données avec ces prestataires. Demandez à vos prestataires leur accord de traitement des données (DPA) ou ajoutez des clauses RGPD à vos contrats.
• Les ordinateurs et les mobiles sont protégés par un mot de passe robuste et le verrouillage de l’écran. Activez des mots de passe robustes et le verrouillage automatique sur tous les appareils. Vous pouvez utiliser notre générateur de mots de passe.
• J’utilise l’authentification à deux facteurs sur ma messagerie et mes comptes importants. Activez l’authentification à deux facteurs, au moins pour la messagerie, la banque et les réseaux sociaux.
• Je fais des sauvegardes régulières et j’ai déjà testé leur restauration. Automatisez les sauvegardes et testez la restauration au moins une fois par an.
• J’ai un antivirus et je tiens mes logiciels à jour. Activez les mises à jour automatiques et gardez un antivirus actif.
• Mon site et ma messagerie utilisent des connexions chiffrées (HTTPS et TLS). Vérifiez que votre site dispose d’un certificat SSL et que votre messagerie utilise des connexions chiffrées.
• Je sais répondre aux demandes d’accès, de rectification et d’effacement des données. Définissez qui répond et dans quel délai (1 mois maximum).
• Je peux fournir les données d’une personne dans un format simple (ex. : PDF ou Excel). Sachez comment exporter les données d’un client depuis les logiciels que vous utilisez.
• J’enregistre les demandes que je reçois et les réponses que j’apporte. Tenez un registre simple des demandes et des réponses.
• Je tiens un registre des activités de traitement (même un simple fichier Excel). Créez un registre des activités de traitement : quelles données, pour quelle finalité, sur quelle base légale et pour combien de temps.
• Je sais quoi faire en cas de violation de données (ex. : messagerie piratée, ordinateur volé). Préparez un plan de réponse aux incidents. Les violations graves doivent être notifiées à l’autorité de contrôle sous 72 heures (en France, la CNIL ; au Portugal, la CNPD).
• J’ai identifié les principaux risques (perte de données, accès non autorisés, etc.). Réalisez une analyse simple des risques et des mesures pour les réduire.
• Je révise ces procédures régulièrement (au moins une fois par an). Prévoyez une révision annuelle de ces procédures.

Excellent ! Vous respectez tous les points de cette checklist.