Checklist RGPD

O que melhorar

• Sei que dados pessoais recolho (nome, email, telefone, NIF, IBAN, etc.).Faça uma lista simples dos dados que recolhe e para quê.
• Sei onde esses dados estão guardados (computador, email, cloud, papel).Mapeie onde estão os dados: computadores, email, programas, cloud e papel.
• Defini durante quanto tempo conservo cada tipo de dados.Defina prazos de conservação (ex.: faturas 10 anos, contactos comerciais 2 anos).
• Informo os clientes sobre como utilizo os seus dados.Inclua uma nota de privacidade nos formulários, contratos e orçamentos.
• Tenho uma política de privacidade atualizada (no site, contrato ou documento).Publique uma política de privacidade clara no site. Pode usar o nosso gerador de termos e política de privacidade.
• Peço consentimento expresso quando é necessário (ex.: newsletters).Use caixas de consentimento não pré-assinaladas para newsletters e marketing.
• O meu site tem um banner de cookies que só ativa estatísticas e marketing com autorização.Instale um banner de cookies com opção de rejeitar, que bloqueie o Google Analytics e semelhantes até haver consentimento.
• Sei que fornecedores tratam dados por mim (contabilista, software, alojamento, cloud).Liste os fornecedores com acesso a dados pessoais da sua empresa.
• Tenho contratos ou cláusulas de proteção de dados com esses fornecedores.Peça aos fornecedores o acordo de tratamento de dados (DPA) ou inclua cláusulas RGPD nos contratos.
• Os computadores e telemóveis têm palavra-passe forte e ecrã bloqueado.Ative palavras-passe fortes e bloqueio automático em todos os dispositivos. Pode usar o nosso gerador de passwords.
• Uso autenticação em dois passos no email e nas contas importantes.Ative a autenticação em dois passos, pelo menos no email, na banca e nas redes sociais.
• Faço cópias de segurança regulares e já testei a recuperação.Automatize cópias de segurança e teste a recuperação pelo menos uma vez por ano.
• Tenho antivírus e mantenho o software atualizado.Ative as atualizações automáticas e mantenha um antivírus ativo.
• O meu site e o email usam ligações encriptadas (HTTPS e TLS).Confirme que o site tem certificado SSL e que o email usa ligações encriptadas.
• Sei responder a pedidos de acesso, correção e eliminação de dados.Defina quem responde e em que prazo (no máximo 1 mês).
• Consigo entregar os dados de uma pessoa num formato simples (ex.: PDF ou Excel).Saiba como exportar os dados de um cliente dos programas que usa.
• Registo os pedidos que recebo e as respostas que dou.Mantenha um registo simples dos pedidos e das respostas.
• Tenho um registo das atividades de tratamento (mesmo que seja um Excel simples).Crie um registo das atividades de tratamento: que dados, para quê, com que base legal e por quanto tempo.
• Sei o que fazer em caso de violação de dados (ex.: email pirateado, computador roubado).Prepare um plano de resposta a incidentes. As violações graves têm de ser comunicadas à CNPD em 72 horas.
• Identifiquei os principais riscos (perda de dados, acessos indevidos, etc.).Faça uma análise simples de riscos e das medidas para os reduzir.
• Revejo estes procedimentos regularmente (pelo menos uma vez por ano).Marque uma revisão anual destes procedimentos.

Excelente! Cumpre todos os pontos desta checklist.