DSGVO-Checkliste

Was Sie verbessern können

• Ich weiß, welche personenbezogenen Daten ich erhebe (Name, E-Mail, Telefon, Steuernummer, IBAN usw.). Erstellen Sie eine einfache Liste der Daten, die Sie erheben, und wofür.
• Ich weiß, wo diese Daten gespeichert sind (Computer, E-Mail, Cloud, Papier). Erfassen Sie, wo die Daten liegen: Computer, E-Mail, Programme, Cloud und Papier.
• Ich habe festgelegt, wie lange ich jede Datenart aufbewahre. Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest (z. B. Rechnungen so lange, wie es das Steuerrecht verlangt; Geschäftskontakte 2 Jahre).
• Ich informiere meine Kunden darüber, wie ich ihre Daten verwende. Fügen Sie Formularen, Verträgen und Angeboten einen Datenschutzhinweis hinzu.
• Ich habe eine aktuelle Datenschutzerklärung (auf der Website, im Vertrag oder als Dokument). Veröffentlichen Sie eine klare Datenschutzerklärung auf Ihrer Website. Sie können unseren AGB- und Datenschutz-Generator nutzen.
• Ich hole eine ausdrückliche Einwilligung ein, wo sie nötig ist (z. B. Newsletter). Verwenden Sie für Newsletter und Marketing Einwilligungs-Checkboxen, die nicht vorausgewählt sind.
• Meine Website hat ein Cookie-Banner, das Statistik und Marketing erst nach Einwilligung aktiviert. Installieren Sie ein Cookie-Banner mit Ablehnen-Option, das Google Analytics und Ähnliches bis zur Einwilligung blockiert.
• Ich weiß, welche Dienstleister Daten in meinem Auftrag verarbeiten (Steuerberater, Software, Hosting, Cloud). Listen Sie die Dienstleister auf, die Zugriff auf personenbezogene Daten Ihres Unternehmens haben.
• Ich habe mit diesen Dienstleistern Verträge oder Datenschutzklauseln abgeschlossen. Fordern Sie von Ihren Dienstleistern einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) an oder nehmen Sie DSGVO-Klauseln in die Verträge auf.
• Computer und Smartphones haben ein starkes Passwort und eine Bildschirmsperre. Richten Sie auf allen Geräten starke Passwörter und eine automatische Sperre ein. Sie können unseren Passwort-Generator nutzen.
• Ich nutze die Zwei-Faktor-Authentifizierung für E-Mail und wichtige Konten. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung, mindestens für E-Mail, Onlinebanking und soziale Netzwerke.
• Ich erstelle regelmäßig Backups und habe die Wiederherstellung schon getestet. Automatisieren Sie Backups und testen Sie die Wiederherstellung mindestens einmal im Jahr.
• Ich habe einen Virenschutz und halte meine Software aktuell. Aktivieren Sie automatische Updates und halten Sie einen Virenschutz aktiv.
• Meine Website und meine E-Mail nutzen verschlüsselte Verbindungen (HTTPS und TLS). Prüfen Sie, ob Ihre Website ein SSL-Zertifikat hat und Ihre E-Mail verschlüsselte Verbindungen nutzt.
• Ich weiß, wie ich auf Anfragen zu Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten antworte. Legen Sie fest, wer antwortet und innerhalb welcher Frist (höchstens 1 Monat).
• Ich kann die Daten einer Person in einem einfachen Format bereitstellen (z. B. PDF oder Excel). Finden Sie heraus, wie Sie die Daten eines Kunden aus Ihren Programmen exportieren.
• Ich dokumentiere die Anfragen, die ich erhalte, und meine Antworten. Führen Sie ein einfaches Protokoll der Anfragen und Antworten.
• Ich führe ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (auch wenn es nur eine einfache Excel-Tabelle ist). Erstellen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: welche Daten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.
• Ich weiß, was bei einer Datenpanne zu tun ist (z. B. gehacktes E-Mail-Konto, gestohlener Computer). Erstellen Sie einen Notfallplan für Datenschutzvorfälle. Meldepflichtige Datenpannen müssen innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde gemeldet werden (in Deutschland der Landesdatenschutzbehörde, in Portugal der CNPD).
• Ich habe die wichtigsten Risiken ermittelt (Datenverlust, unbefugter Zugriff usw.). Führen Sie eine einfache Risikoanalyse durch und legen Sie Maßnahmen zur Risikominderung fest.
• Ich überprüfe diese Abläufe regelmäßig (mindestens einmal im Jahr). Planen Sie eine jährliche Überprüfung dieser Abläufe ein.

Ausgezeichnet! Sie erfüllen alle Punkte dieser Checkliste.